Planowanie zakupów w większości firm bez systemu WMS opiera się na dwóch źródłach: danych z ERP – często nieaktualnych lub niezgodnych z rzeczywistością – i intuicji osoby, która zamawia. Ta intuicja bywa bardzo cenna, szczególnie gdy za nią stoi kilka lat pracy z danym asortymentem. Ale jest jednorazowa, niezapasowa i nie da się jej przekazać nowemu pracownikowi.
Firmy, które zamawiają towar na podstawie błędnych stanów, regularnie wpadają w dwa skrajne problemy: zbyt dużo towaru, który zajmuje miejsce i mrozi kapitał, albo zbyt mało i klient czeka. Oba są kosztowne. Oba są do znacznego stopnia do uniknięcia.
Skąd biorą się błędy w planowaniu?
Planowanie zakupów jest dokładnie tak dobre, jak dobre są dane, na których się opiera. Jeśli stan towaru w systemie różni się od stanu na półce, jeśli rezerwacje z zamówień nie są odzwierciedlone w dostępności, jeśli zwroty czekają na zaktualizowanie – decyzja zakupowa zostaje podjęta na podstawie obrazu, który tylko udaje rzeczywistość.
Dodaj do tego brak informacji o tym, jak szybko dany produkt rotuje, kiedy w ubiegłym roku pojawił się szczyt popytu, ile dni zajmuje dostawa od konkretnego dostawcy – i masz przepis na zakupy, które są ciągłym reagowaniem zamiast planowaniem.
Co zmienia WMS w tym obrazie?
Dane zbierane przez system WMS to nie tylko bieżące stany. To historia ruchów: kiedy towar przyszedł, kiedy wyszedł, ile sztuk dziennie i tygodniowo, jak wyglądała rotacja w analogicznym okresie rok wcześniej. Te dane są w systemie jako efekt uboczny normalnej pracy magazynu – nie trzeba ich osobno zbierać ani liczyć.
Na tej podstawie można zobaczyć, które produkty są na granicy zapasu minimalnego i wymagają zamówienia w najbliższym czasie. Które zalegają ponad normę i zajmują miejsce, które mogłoby służyć czemuś innemu. Które mają wyraźny wzorzec sezonowy i wymagają wcześniejszego zamawiania przed szczytem.
Minimum, maksimum, punkt zamówienia – jak to ustawić
Wiele systemów WMS pozwala na zdefiniowanie dla każdego SKU minimalnego stanu alarmowego i punktu zamówienia: gdy stan spada poniżej X, system generuje alert lub automatyczny wniosek zakupowy. To nie jest rocket science – ale wymaga danych, żeby X miał sens.
Firma, która zaczyna pracować z WMS, często na początku ustawia te progi intuicyjnie. Po kilku miesiącach pracy z systemem może wrócić do tych ustawień i zweryfikować je na podstawie rzeczywistej rotacji. Punkt zamówienia oparty na danych to zupełnie inna jakość niż ten oparty na przeczuciu.
Co z dostawcami i czasami dostaw?
Dobry WMS integruje się z ERP, gdzie żyją dane dostawców i historyczne czasy realizacji. Połączenie informacji o aktualnym stanie i prędkości rotacji z wiedzą o tym, ile dni mija od złożenia zamówienia do przyjęcia dostawy, pozwala na precyzyjne wyznaczenie momentu, w którym zamówienie powinno być złożone – nie za wcześnie, żeby nie zamrażać kapitału, nie za późno, żeby nie doszło do braków.
Firmy, które to wdrożyły, opisują efekt podobnie: zakupy z intuicyjnych stają się przewidywalne. Osoba odpowiedzialna za zamawianie nie musi trzymać w głowie rotacji kilkuset SKU – system mówi jej, co i kiedy wymaga uwagi.
Jeśli chcesz sprawdzić, jak takie podejście mogłoby wyglądać w Twojej firmie, bezpłatne konsultacje to dobry sposób na ocenę możliwości bez zobowiązań. Godzinna rozmowa z kimś, kto widział podobne wdrożenia, potrafi dać więcej klarowności niż miesiąc samodzielnego szukania.
Co sądzą firmy, które już korzystają z WMS w planowaniu – opinie w Google Maps.
www.jmblab.com
